Como economizar com sua central de atendimento

Uma central de atendimento pode ser custosa para a empresa e em meio à correria muitas vezes perde-se o controle dos gastos. A empresa fica sem saber o custo real e qual o retorno que a empresa recebe com a operação . Algumas dicas podem ajudar você a potencializar a produtividade sem precisar investir em novas contratações e assim economizar com central de atendimento.

1- Treinamento

Treine os colaboradores desde o primeiro dia. Coloque os recém chegados em contato com os mais antigos para trocarem experiências. Aposte na reciclagem contínua do treinamento mesmo para os colaboradores mais antigos na empresa. Use cases para ilustrar atendimentos bons e ruins nos treinamentos. Além de melhorar o atendimento você estará motivando os colaboradores.

2- Motive seus colaboradores

Colaboradores motivados produzem mais, além disso é ainda mais importante em centrais de atendimento pois colaboradores motivados atendem melhor os clientes. Valorize pessoas, dê feebacks regulares, invista em campanhas motivacionais e proporcione um ambiente de trabalho agradável.

3- Sistemas de gerenciamento

Sistemas de gerenciamento da operação trazem indicadores em tempo real e relatórios. Que são fundamentais para ver onde investir mais e menos recursos. Saber a produtividade individual e da equipe. Picos de atendimento, sazonalidade e muitas outras informações que podem melhorar o gerenciamento e assim reduzir custos.

4- Automação de tarefas

Esses mesmos sistemas que geram relatórios e indicadores também possuem funcionalidades que automatizam tarefas do dia a dia. Um discador automático por exemplo evita erros de discagem e agiliza as chamadas. No fim do dia pode até mesmo dobrar o número de ligações sem aumentar o número de colaboradores.

Outra tarefa que traz retorno financeiro é o retorno automático de chamadas perdidas. Cada chamada perdida entra em uma fila de atendimento e quando um operador fica livre o sistema disca automático o retorno dessa ligação.

5- Filas de atendimento

Separe filas de atendimento por categorias e níveis de habilidade dos operadores. Além de agilizar o atendimento evita que operadores mais preparados percam tempo com ligações que podem ser resolvidas por um iniciante por exemplo.

6- CRM

Um sistema que centraliza todas as informações em um único lugar, além de armazenar informações importantes sobre o cliente, agiliza o atendimento. Ao identificar o cliente o operador pode acessar todo o histórico e assim finalizar a ligação em menos tempo. A empresa economiza e o cliente fica satisfeito com a agilidade.